Punkt wyjścia
Firma produkcyjna rozwijała się, ale wraz ze wzrostem liczby zamówień coraz wyraźniej pojawiały się problemy operacyjne.
Opóźnienia, poprawki, przestoje i trudności w komunikacji pomiędzy działami wpływały na terminowość oraz efektywność pracy.
Liderzy większość czasu poświęcali na rozwiązywanie bieżących problemów. Pracownicy dobrze znali swoje stanowiska, ale rzadko uczestniczyli w analizowaniu przyczyn problemów i projektowaniu usprawnień.
W firmie podejmowano już pojedyncze działania doskonalące. Brakowało jednak wspólnego systemu, który łączyłby cele biznesowe, procesy i codzienną pracę ludzi.
Organizacja potrzebowała nie kolejnego projektu optymalizacyjnego, ale sposobu zarządzania, który pozwoli systematycznie poprawiać wyniki.
Jak pracowaliśmy?
Przykładowy proces rozpoczynamy od warsztatu diagnostycznego z zarządem i kadrą kierowniczą.
Ustalamy, które cele biznesowe mają największe znaczenie i jakie problemy ograniczają ich realizację.
Następnie wspólnie z pracownikami analizujemy wybrany proces. Obserwujemy jego rzeczywisty przebieg, identyfikujemy marnotrawstwo, szukamy przyczyn problemów i ustalamy możliwości poprawy.
Równolegle pracujemy z liderami nad sposobem codziennego zarządzania, angażowaniem zespołów i monitorowaniem wyników.
Wypracowane usprawnienia przygotowujemy do pilotażowego wdrożenia.
Proces
Lean Management + facylitacja + Design Thinking + Change Management + analiza ryzyka
Diagnoza biznesowa
Ustalenie celów, kluczowych problemów i obszarów o największym potencjale poprawy.
Analiza procesów
Mapowanie strumienia wartości, obserwacje Gemba, identyfikacja strat oraz analiza przyczyn.
Projektowanie usprawnień
Wspólne wypracowanie rozwiązań z udziałem osób odpowiedzialnych za proces.
Rozwój liderów
Przygotowanie standardu codziennego zarządzania, odpraw operacyjnych i sposobu rozwiązywania problemów.
Pilotaż
Przetestowanie wybranych usprawnień, pomiar rezultatów i wprowadzenie niezbędnych korekt.
Utrwalenie zmiany
Wdrożenie sprawdzonych rozwiązań, przygotowanie pracowników i stworzenie zasad dalszego doskonalenia.
Rezultat
- Mapa wybranego procesu z zaznaczonymi stratami i problemami.
- Lista najważniejszych przyczyn nieefektywności.
- Priorytety doskonalenia powiązane z celami biznesowymi
- Projekty usprawnień i plan pilotażowego wdrożenia.
- Cele operacyjne i mierniki efektywności.
- Standard odpraw i codziennego zarządzania.
- Zasady angażowania pracowników w rozwiązywanie problemów.
- Matryca odpowiedzialności za działania doskonalące.
- Roadmapa wdrożenia i sposób regularnego przeglądu wyników.
Co wydarzyło się później?
W przykładowym scenariuszu kolejnym etapem jest pilotaż wybranych usprawnień oraz uruchomienie regularnych przeglądów wyników.
Liderzy testują nowe standardy zarządzania. Pracownicy uczestniczą w analizowaniu problemów i proponowaniu usprawnień, a osoby odpowiedzialne za proces monitorują efekty wprowadzanych zmian.
Porównujemy wyniki sprzed wdrożenia z wynikami osiąganymi po zmianie.
Sprawdzamy m.in. czas realizacji procesu, liczbę niezgodności, terminowość i wykorzystanie zasobów. Weryfikujemy również, czy nowe zasady współpracy i zarządzania rzeczywiście funkcjonują.
Na podstawie wyników podejmujemy decyzję o dalszym doskonaleniu i ewentualnym rozszerzeniu rozwiązań na kolejne obszary firmy.
Chodzi o to, żeby organizacja nie potrzebowała kolejnego projektu Lean za każdym razem, kiedy pojawia się problem. Ma umieć samodzielnie go zauważyć, zrozumieć i rozwiązać.
