Wyobraź sobie taki dzień, w którym prowadzenie biznesu jest proste.
Dzień, kiedy nie zaskakują cię zmiany, klienci wybierają twoją ofertę, firma działa jak dobrze naoliwiona maszyna, każdy chodzi uśmiechnięty, cele są realizowane, nie ma reklamacji, strategia spełnia się każdego dnia, jest po prostu przewidywalnie i nudno.
Scenariusz pewnie mało realny w całości, ale istnieją elementy zarządzania (będące też elementem systemu zarządzania jakością ISO), które zdecydowanie pomogą ci zbliżyć się do świata, w którym funkcjonuje się łatwiej.
I żeby było jasne, to nie świat się zmieni, tylko twoje podejście i sposób działania.
Ciekawa perspektywa?
Jeśli tak, to zasubskrybuj ten kanał, zostaw polubienia, a ja przechodzę do sedna sprawy.
Wolisz słuchać, niż czytać?
Nazywam się Anna Sumarowska i jestem trenerem oraz praktykiem biznesu. Pomagam przeprowadzać transformacje firm w oparciu o LEAN oraz ISO i AQAP. Na co dzień wspieram zarządy i liderów w podnoszeniu kompetencji i budowaniu dobrze i sprawnie działających organizacji i dzisiaj zabieram Cię w zakamarki analizy otoczenia, czyli kontekstu organizacji.
Co znajdziesz w treści?
Czym jest kontekst organizacji?
Najprościej rzecz ujmując to otoczenie wewnętrzne i zewnętrzne, które w jakikolwiek sposób może oddziaływać na twoją firmę.
Dlaczego kontekst organizacji jest tak ważny?
Systemy jakości ISO, AQAP i inne wymagają, aby organizacja rozumiała:
- kim są jej klienci wewnętrzni i zewnętrzni i czego oczekują,
- jakie są zagrożenia i szanse wynikające z konkurencji,
- jak działa rynek i otoczenie gospodarcze,
- jakie są ograniczenia wynikające z polityki i regulacji.
Ważne, by skupić się zarówno na zagrożeniach, które mogą płynąć z wymienionych kierunków, jak i na szansach, dzięki którym zauważamy wzrost.
Co wchodzi w skład kontekstu organizacji?
- Klienci wewnętrzni i zewnętrzni
- Klient wewnętrzny
To osoba lub dział wewnątrz organizacji, która korzysta z efektów pracy innego pracownika lub zespołu.
Przykłady:
Dział sprzedaży jest klientem wewnętrznym działu marketingu.
Pracownik produkcji jest klientem wewnętrznym magazynu.
Księgowość jest klientem wewnętrznym działu kadr.
Dlaczego klient wewnętrzny jest ważny?
Dobra współpraca i jakość pracy wobec klientów wewnętrznych wpływa bezpośrednio na jakość obsługi klienta zewnętrznego.
- Klient zewnętrzny
To osoba, firma lub instytucja spoza organizacji, która kupuje produkt lub korzysta z usługi.
Przykłady:
Klient sklepu
Firma zamawiająca usługę lub produkt
Pacjent w przychodni
Student na uczelni prywatnej
Dlaczego jest ważny?
To on generuje przychody, buduje opinię o firmie i decyduje o jej sukcesie rynkowym.
Warto przeanalizować kim są, czego oczekują, jakie mają wymagania jakościowe i terminowe i jakie wartości powinniśmy im dostarczać.
- Konkurencja
- Co robią inni producenci w Twojej branży?
- Jakie mają przewagi i słabe strony?
- Jak możesz się wyróżnić poprzez jakość, terminowość, innowacje, dostępność?
- Jakie przewagi konkurencyjne możesz zbudować, by klient zewnętrzny wybrał twoją firmę.
- Pracownicy i ich kompetencje
- Jakie talenty i kompetencje są w firmie?
- Czy zespół jest przygotowany do realizacji celów jakościowych i produkcyjnych, które wyznaczasz podczas planowania strategicznego?
- Warto wdrażać systemy szkoleń i matryce kompetencji, żeby optymalnie wykorzystać potencjał zespołu.
- Rynek
- Trendy, zmiany w popycie, nowe technologie.
- Analiza rynku pomaga przewidywać zapotrzebowanie i planować produkcję oraz rozwój nowych produktów i usług.
- Polityka i regulacje
- Prawo, regulacje branżowe, normy jakościowe.
- Zmiany w polityce mogą wpłynąć na dostępność materiałów, procesy produkcyjne czy wymagania klientów.
- Gospodarka
- Wahania kursów walut, inflacja, dostępność surowców, zachowania zagranicznych rynków.
- To wszystko wpływa na koszty, ceny i rentowność firmy.
Jak wykorzystać kontekst w zarządzaniu firmą i jakością?
- Analizuj kontekst systematycznie i dokumentuj w systemach ISO/AQAP.
- Przekształcaj informacje w konkretne działania: procedury, instrukcje, szkolenia.
- Ustal priorytety – nie wszystko jest krytyczne na tu i teraz, ale warto wiedzieć, co się może wydarzyć i się do tego przygotować.
- Angażuj pracowników – wyjaśnij, dlaczego kontekst wpływa na decyzje i procesy. Uczul na wyłapywanie sygnałów z rynku. Otwarcie rozmawiaj szczególnie z liderami, którzy są na pierwszej linii pytań zadawanych przez pracowników operacyjnych.
Podsumowanie
Zrozumienie kontekstu organizacji pozwala:
- podejmować lepsze decyzje,
- przewidywać zagrożenia i szanse,
- zwiększać konkurencyjność,
- podnosić jakość produktów i usług.
Odpowiedz sobie na pytanie:
Czy w Twojej firmie analizujecie kontekst regularnie, czy traktujecie go tylko jako wymaganie ISO/AQAP, czy być może nie zajmowaliście się tym do tej pory?
Na kolejnym spotkaniu liderskim podnieście ten temat, zobaczcie w jakim punkcie jesteście. Nawet, jeśli nie macie i nie wdrażacie systemów zarządzania jakością, analiza kontekstu jest kluczowa do późniejszej analizy ryzyka i opracowywania szans, które z kolei są niezbędnym elementem prowadzenia przedsiębiorstwa.
Jeśli potrzebujecie wsparcia w tym zakresie – zapraszam do kontaktu na adres kontakt@sumarowska.com. Z przyjemnością przeprowadzę Was przez tę analizę.
Tymczasem dziękuję, że słuchasz. Jeśli jeszcze nie zasubskrybowałeś kanału to zachęcam. Obiecuję dostarczać kolejnych wartościowych treści.
Miłego dnia
Anna Sumarowska
