Bałam się tego, jak nie wiem co.

Snułam czarne myśli, wręcz paraliżujące.

Przywołując moje wcześniejsze doświadczenia widziałam oczyma wyobraźni zespół, który patrzy na mnie nieobecnym wzrokiem.

Zastanawiałam się, co zrobić, by do zespołu dotrzeć, jak zakomunikować im zmiany. Jak sprawić, by nie potraktowali mnie, jak kolejną „miotłę”, która przyjdzie i zamiecie.

Stresowałam się na maxa i nawet przez chwilę miałam myśl o rezygnacji.

Bo przecież to, co chciałam zrobić było dla mnie i dla nich ogromną ZMIANĄ!

Z bezpiecznego siedzenia za komputerem, pracą nad projektami, rozmową z klientami 1:1 miałam wyjść przed zespół prawie 50 osób i zakomunikować, że w firmie z długoletnią tradycją, w której wszyscy robią swoją robotę od lat, będziemy wraz z Zarządem wprowadzać ZMIANY.

Żeby oswoić się z nowym zadaniem postanowiłam, że zrobię dwie rzeczy.

Pierwsza to analiza moich odczuć z czasów, gdy kierownictwo „kazało” nam coś zrobić, bez wyjaśniania po co to wszystko i opracowanie planu dokładnie odwrotnego. Zrobiłam to po to, by postawić się na miejscu zespołu, by spojrzeć na czekający nas proces z ich perspektywy. By zakopać na chwilę trenerskie techniki.

Druga, to zapoznanie się z psychologią i mechanizmem zmiany.

W dzisiejszym wpisie zajmę się pierwszym tematem, bo moja analiza wyszła całkiem obszerna 😉

Powróciłam myślami i wspomnieniami do czasów, kiedy wydawało mi się, że poza korpo nie ma świata. Że jest to najlepsze miejsce do pracy. Dające poczucie bezpieczeństwa, stałej umowy, benefitów. Patrzyłam na pracę, jak na tę najlepsze, co mogło mi się w życiu przytrafić.

Pamiętam też moment, kiedy to bezpieczne miejsce nagle runęło i otrzymałam decyzję o likwidacji mojego stanowiska pracy. Ale dziś nie o tym.

Dziś o doświadczeniach, które zebrałam podczas kilkunastoletniej pracy w korpostrukturach.

W trakcie pisania tego artykułu powróciły do mnie moje myśli i słowa kolegów po tym, jak dostawaliśmy kolejne maile o nadchodzących zmianach.

Nasze rozmowy, które rozkwitały z każdą zasłyszaną plotką i „przeciekiem” z centrali.

Pamiętam jak dziś te nastroje, które towarzyszyły nam długo po nich.

Pamiętam też rozbudowujące się NASZE teorie spiskowe, ploteczki i domniemania.

Wtedy już zaczęłam myśleć o tym, że:

• każda zmiana MUSI zostać poprzedzona przemyślanym wprowadzeniem,
• ludzie nie lubią robić rzeczy, których nie rozumieją,
• każda zmiana niesie za sobą strach,
• od lidera danej grupy zależy szansa na wprowadzenie zmian; jego nastawienie jest kluczowe,
• jeśli lider (formalny lub nieformalny) jest pozytywnie nastawiony do zmiany – ma ona szansę na powodzenie,
• moment wprowadzenia zmiany musi być odpowiednio dobrany,
• powodzenie zmiany zależy od zgrania zespołu
• oraz od zaufania, jakim pracownicy darzą lidera.

To była moja idealna teoria wprowadzenia zmiany. Mój idealny obraz, którego zawsze mi brakowało. Zamiast niego był zwykle po prostu mail. Oczywiście z samej góry, by jego wydźwięk „podniósł morale pracowników”.

Jakie zwykle były konsekwencje niewłaściwego wprowadzenia zmiany w korpo?

• Myślenie, że nie warto się angażować w cokolwiek – przecież są inni, którzy odwalą całą czarną robotę,
• szukanie pracy, bo nie wiadomo co z tego wyniknie – pamiętam ten bunt i stwierdzenia, że w innych firmach jest lepiej i czas wiać,
• przepalanie czasu na dyskusje i zastanawianie się „co oni chcą z nami zrobić” – zwykle domysłom nie było końca, telefony grzały się do czerwoności,
• poczucie, że znowu on as bez nas – nikt nie pytał nas o zdanie, nie konsultował nawet tych zmian, które miały na nas bezpośredni wpływ (a często pomysły od praktyków danego tematu mogły ustrzec firmę przed wieloma błędami),
• wzrastająca niechęć do zmian – każda niosła ze sobą obniżenie „jakości” miejsca pracy,
• nawet, jeśli zmiana mogła być dobra, nie miała szansy na wprowadzenie – bo niewiele osób rozumiało jej sens,
• narastająca niechęć do bezpośredniego przełożonego – bo znowu za naszymi plecami knuje z „wyższymi” i nie widzi naszych potrzeb.

Dodatkowo mieliśmy takie poczucie, że po co się angażować w zaproponowane działania, kiedy za chwilę będą one zmienione. Zmieni się też przełożony, który będzie chciał wprowadzić własne zasady. Lepiej było przesiedzieć cicho i obserwować. I liczyć, że wszyscy o nas zapomną.

Tak to wyglądało z mojej perspektywy, jako pracownika międzynarodowej korporacji finansowej (w sumie to nawet kilku i w większości z nich schemat ten był powielamy).

A może w małych firmach wygląda to inaczej?

Praca w korpo może być się specyficzna i wydawało mi się, że w mniejszych organizacjach, a już na pewno firmach jednoosobowych albo zatrudniających do 5 pracowników, sytuacja będzie wyglądała inaczej.

Bo przecież łatwiej jest się komunikować, większość czasu mamy ze sobą bezpośredni kontakt, znamy się bliżej i bardziej sobie ufamy.

Tymczasem obrót spraw trochę mnie zaskoczył.

No dobra, bardzo mnie zaskoczył 😉

Kiedy rozpoczęłam moją pracę jako trener biznesu, kiedy wprowadziłam do oferty pomoc w budowaniu strategii rozwoju, planu działania firm i rączo, niczym łania pogalopowałam do pierwszego klienta, zderzyłam się ze ścianą. I to bardzo boleśnie.

Ku mojemu zdziwieniu okazało się, że:

Właściciele sami boją się zmiany

Z czego wynika lęk przed zmianą u właścicieli firm?

Myślę, że powodów może być wiele:

1. Brak jasno wyznaczonego celu

Kiedy nie wiemy, dokąd idziemy, każdy następny zakręt powoduje w nas obawy. Nie wiemy co nas spotka, kto stanie na naszej drodze.

2. Brak planów działania i rozwoju

Skąd mamy wiedzieć, czy zmiana będzie dla nas dobra, skoro nie wiemy, dokąd chcemy dotrzeć? Funkcjonowanie firmy bez planu często wiąże się z dużymi problemami, także finansowymi. Bo, jeśli nie wiesz, jak ma się rozwijać Twoja firma, to jesteś łakomym kąskiem dla przedstawicieli oferujących „genialne” rozwiązania, dla firm oferujących pożyczki i kredyty.

Jeśli dobry sprzedawca trafi na podatny grunt i sprytnie uargumentuje sprzedaż, wciśnie Ci wszystko. I, tylko wiedząc, co masz w planach, możesz skutecznie odeprzeć atak.

3. Brak odpowiedniego przygotowania do prowadzenia firmy.

Jakże często to widzę współpracując z moimi Klientami.

Przyznają się do tego, że założyli działalność, bo taka moda. Bo to prestiż i uznanie. Bo chcą działać bez szefa. Tymczasem własna działalność to ciężki kawałek chleba, wymagający wielu umiejętności. I, kiedy tych umiejętności nie posiadasz i dojdziesz do etapu, w którym czujesz się względnie bezpiecznie – unikasz zmiany, jak ognia.

4. Nieumiejętność przeprowadzania zmiany.

Wprowadzenie zmiany to niełatwy proces. Dotyka wielu aspektów prowadzenia firmy i często również spotyka się z oporem zarówno pracowników, jak i klientów.

Brak odpowiedniego „przeprocesowania” zmiany sprawia, że większość projektów upada, a to z kolei sprawia, że niechętnie podchodzimy do kolejnych zmian.

5. Brak czasu. Często właściciel zajmuje się zbyt wieloma rzeczami, które mógłby oddelegować.

Przyznam, że jeszcze jakiś czas temu sama tkwiłam w pułapce perfekcji. Wszystko chciałam zrobić sama. Tymczasem oddelegowanie niektórych czynności okazało się bolesne tylko na początku. Po krótkim czasie dostrzegłam się, że są osoby, które wiele rzeczy robią lepiej, niż ja.

Mało tego, po wykonaniu testu PRISM (do czego i Ciebie gorąco zapraszam) okazało się, że niektóre czynności sprawiają, że zwyczajnie się wypalam. Że walczę z wiatrakami. PRISM uświadomił mi, że niektóre zachowania wyuczyłam w sobie, bo tego wymagała ode mnie praca. Teraz wiem, czego się wystrzegać i dzięki temu mam czas na wprowadzanie zmian w mojej firmie.

PS. PRISM okazał się tak genialnym narzędziem, że ukończyłam kurs i stałam się certyfikowanym praktykiem. Dzięki temu mogę teraz pomagać moim klientom w odkrywaniu ich naturalnych zachowań i unikaniu wypalenia zawodowego. Chcesz sprawdzić swoje? Zapraszam!

6. Brak umiejętności komunikacji z zespołem

To temat rzeka. Częste stawianie się właściciela na piedestale lub wręcz przeciwnie – zbytnie spoufalanie się z pracownikami, to główne przyczyny braku komunikacji. Do tego dochodzi brak czasu i fakt, że coraz częściej, po prostu, nie umiemy rozmawiać z drugim człowiekiem. Działamy na domniemaniach lub wierze w to, że ktoś się domyśli, co chcemy zrobić lub powiedzieć.

Rolą właściciela firmy jest jasne komunikowanie, wyjaśnianie, bycie blisko pracownika. Powinien rozmawiać zawsze. W sytuacjach przyjemnych i nieprzyjemnych. Buduje w ten sposób zaufanie i nić porozumienia, bez których trudno osiągnąć sukces.

7. Lęk przed zmianą

Ma go chyba każdy z nas. Bezpieczniej jest siedzieć w ciepłym gniazdku, z pozoru bezpiecznym, znanym. Otaczająca rzeczywistość bombarduje nas niepewnością. Chcemy zachować nasz stan obecny i żyć, jak dawniej.

Tymczasem tak niestabilnych czasów nie mieliśmy od dawna. Zmiana wydaje się stawać częścią naszego życia.

Otwarcie się na zamiany zapewni nam przetrwanie i rozwój. To chyba najlepszy czas, by ze zmianą się polubić.

8. Przywiązanie do „bezpiecznego” stanu obecnego

Po co zmieniać coś, kiedy to działa? Po co tykać działającą (jakkolwiek) machinę?

Takie myślenie powoduje, że nasz bezpieczny stan obecny może za chwilę okazać się przekleństwem.

Konkurencja idzie do przodu, płynie z prądem, szuka swojego błękitnego oceanu. Jeśli przegapisz moment do zmian – Twoja firma po prostu nie przetrwa.

9. Zmiana wymaga wysiłku.

Zmiana nigdy nie jest prosta. Wymaga zmiany myślenia, postępowania, procedur, nastawienia. Samo jej opracowanie pochłania energię, o wprowadzeniu jej już nie wspomnę. Koniecznością staje się „gmeranie” w nawykach, przyzwyczajeniach. Automatycznie wykonywane czynności odchodzą do lamusa. Zmieniamy schematy, zadania, czasem całe linie produkcyjne lub usługowe. Tak, to wymaga wysiłku. Ale bez zmiany nie ma rozwoju.

10. Strach przed rezygnacją.

Odejście pracownika lub klienta to możliwe konsekwencje wprowadzenia mniejszej lub większej rewolucji.

Pracownik, który nie wejdzie w proces będzie hamulcowym rozwoju.

Klient, który nie zaakceptuje zmian i odejdzie zrobi miejsce na innego.

Jednak możesz się przed takimi stratami zabezpieczyć pod warunkiem, że do całego procesu dobrze przygotujesz siebie i innych.

11. Brak konsekwencji.

Utrzymanie efektów zmiany bywa trudne. Ciągnie nas do tego, co było znane, z czym czuliśmy się dobrze (nawet, jeśli nie przynosiło efektów) – to naturalne. To tak, jak z rzucaniem palenia papierosów. Wiemy, że jest szkodliwe dla zdrowia, ale wystarczy jakikolwiek mały wyzwalacz, by powrócić do dawnych nawyków.

Tak samo jest ze zmanią w firmie. Jednak bez utrzymania nowych procesów czy procedur, firma nie pójdzie dalej. Nie stanie się bardziej konkurencyjna, nie będzie podążała da duchem czasu.

Konsekwencja jest wymagająca – jednak warto przejść ten najtrudniejszy krok.

Bo przecież:

,,Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów”

Rita Mae Brown

Jak informować o zmianie?

Z moich obserwacji wynika, że właściciele firm boją się informować zarówno pracowników, jak i klientów o zmianach.

Zastanawiają się, czy nie odejdą, co sobie pomyślą, a może będą źli?

Tymczasem prawda jest taka, że odpowiednio zakomunikowana zmiana wcale nie musi nieść ze sobą negatywnych konsekwencji.

Najczęściej osoby komunikujące przekładają swoje obawy na innych.

I, jeśli do komunikatu przygotujemy się w odpowiedni sposób, unikamy złych emocji.

Owszem, zmiana może przynieść bunt, ale według mnie, rozmowa może go załagodzić.

W jaki sposób ja komunikuję zmiany?

- przedstawiam obecną sytuację,

- następnie mówię o nadchodzących zmianach,

- wyjaśniam w jaki sposób będą wprowadzane,

- pokazuję spodziewane efekty,

- zawsze zapewniam o gotowości do dyskusji,

- jestem otwarta na inne propozycje.

Taki sposób jeszcze mnie nigdy nie zawiódł. Rozmowa na każdym etapie jest w stanie rozładować każde napięcie.

„Stabilizacja motylka, to szpilka”

Jan Izydor Sztaudynger, Piórka

Kiedy nic się nie zmienia, czujemy się bezpiecznie. Znamy rytm dania, procedury, ludzi wokół.

Kiedy jednak przychodzi ten czas, że dotychczasowe działanie staje się nieefektywne, czas pomyśleć o zmianach. I wtedy właśnie czujemy to niepokojące smyranie w brzuchu, nasze myśli snują czarne scenariusze.

I możemy tkwić, niczym ten motyl na szpice, zachowując dotychczasową rzeczywistość, albo wyjść poza znany schemat, rozwijać się i polecieć.

Jednak opór w działaniu innym niż dotychczas jest tak duży, że zmiany nie zadziewają się nigdy.

Kiedyś zastanawiałam się, dlaczego tak dużo ludzi bierze udział w różnego rodzaju kursach, a tak niewiele zmienia w swoim działaniu.

Sama szkoląc obserwuję moich kursantów i, niestety, u większości cały czas dzieje się tak samo.

Myślałam nawet, że może w moim sposobie szkolenia jest coś nie tak. Ale porozmawiałam z innymi trenerami i u ich kursantów schemat jest taki sam.

Czasem widzimy szybkie zrywy, zmiany na chwilę, a potem…

Potem następuje powrót do starej, znanej rzeczywistości. Bo tak jest po prostu łatwiej.

Tylko nieliczne jednostki wykorzystują zdobytą wiedzę i pięknie się rozwijają.

Podsumowanie

Widząc opisane wyżej zjawisko zaczęłam więc analizować przyczynę tej „oporności”, rozmawiać z moimi klientami i oto, co nam wyszło:

- strach przed zmianą,

- obawa przed „wygłupieniem się”,

- słuchanie podszeptów rodziny i znajomych,

- obawa przed niestandardowym działaniem,

- chęć zrobienia wszystkiego samemu,

- brak umiejętności delegowania obowiązków,

- strach przed podejmowaniem współprac,

- strach przez przyznaniem się do nierozumienia pewnych procesów,

- nieśmiałość w proszeniu o wyjaśnienie tego, czego klienci nie rozumieją. Udają, że rozumieją wszystko, tymczasem dużo zagadnień jest dla nich nowa i nieznana,

- myślenie, że skoro konkurencja nie wprowadza zmian, to znaczy, że one się nie sprawdzą,

- brak kompetencji menadżerskich do prowadzenia firmy,

- jeśli propozycje zmian wychodzą oddolnie, brak zaufania kierownictwa do pracowników.

Sporo tego, prawda?

Trudność w dokonywaniu zmian to temat złożony.

Często również trudność zaakceptowania zmiany jest wywołana uwielbieniem dla swojej strefy komfortu, ale o niej przeczytasz tutaj.

Jeśli chcesz się podzielić swoimi przemyśleniami, napisz do mnie. Albo zostaw swój komentarz na moim profilu na LinkedIn lub na Facebook.

I pamiętaj, nie ważne, jak trudno jest teraz. Jeśli pracujesz nad sobą i zmianami, będzie dobrze.

JAKOŚ(Ć) to będzie!